몽당분필 문서관리 시스템 구축

그동안 몽당분필 감사로 있으면서 어떤 일을 해야하는지 감을 잡지 못하고,

모든 사업 TF팀에 참여하여, 사업이 굴러가는 모습을 지켜봤습니다.

그리고, 이제 제가 해야할 일에 대해 감을 잡았습니다. 

 

진행되고 있는 TF 팀들의 진행상황을 파악하고, 

사업의 예산이 기획서에 맞게 지출되고 있는지 알아보는 것. 

마지막으로, 이것들이 제대로 집행되었는지 결과보고서를 보고, 

올바르게 돌아가고 있는지 살펴보는 일을 해야 한다는 것.

 

그리고, 마지막으로 우리 몽당분필이 투명하고 윤리적으로 운영되고 있음을 

지켜보고 감시하는 역할을 한다는 것을요. 

 

그래서 다음과 같은 문서관리 시스템을 한 번 만들고자 합니다. 

https://claude.ai/public/artifacts/3c4e195f-8ebf-4b96-897d-65d874b51c72

 

 

 

문서관리 시스템의 주요특징.

🎯 주요 특징

📊 실시간 모니터링

• 통계 카드: 기획서, 계약서, 보고서, 긴급 처리 건수를 한눈에 확인
• 진행률 표시: 계약서 자동 생성 진행상황을 실시간으로 시각화
• 워크플로우 상태: 데이터 검증 → 문서 생성 → 글로싸인 업로드 → 발송 완료 단계별 표시

⚠️ 스마트 알림 시스템

• 긴급 알림: 보고서 제출 지연 건을 빨간색으로 강조 표시
• 마감 임박: 2-7일 남은 업무를 노란색으로 경고
• 즉시 액션: 각 알림마다 "즉시 생성", "보고서 생성" 버튼 제공
• 실시간 배지: 우상단 알림 아이콘에 미처리 건수 표시

🚀 원클릭 빠른 작업

• 새 문서 생성: 자동 번호 부여와 함께 문서 생성
• 계약서 일괄 처리: 엑셀 업로드로 대량 계약서 자동 생성
• 전체 문서 검색: 통합 검색 기능
• 폴더 다운로드: 년도별 ZIP 파일 다운로드

📄 문서 관리 현황

• 최근 활동: 실시간으로 업데이트되는 문서 처리 이력
• 상태 표시: 서명 대기, 결재 완료, 작성중 등 직관적 상태 표시
• 즉시 검색: 문서번호, 제목, 작성자로 실시간 검색

📁 폴더 구조 시각화

• 년도별 분류: 2024년, 2025년으로 자동 분류
• 문서 유형별: 기획서, 계약서, 보고서, 예산서별 건수 표시
• 원클릭 다운로드: 폴더째로 ZIP 다운로드 가능

 

이 대시보드를 통해 모든 담당자가 한 화면에서:

• 🔍 현재 상황을 즉시 파악
• ⚡ 긴급 업무를 바로 처리
• 📊 성과 지표를 실시간 모니터링
• 📱 모든 기능에 원클릭 접근

실제 구현시에는 Google Sites나 별도 웹호스팅을 통해 배포하고, Apps Script와 연동하여 실시간 데이터를 가져올 수 있습니다!